Informativa privacy per clienti, fornitori e referenti professionali. Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) alle persone fisiche i cui dati sono trattati da ComPart Multimedia S.r.l. nell'ambito di rapporti professionali, commerciali, contrattuali e amministrativi con clienti, potenziali clienti, fornitori, consulenti e altri soggetti terzi.
Questa informativa riguarda tali rapporti anche quando i contatti avvengono al di fuori del sito web, ad esempio tramite email, telefono, riunioni, preventivi o contratti. Per la navigazione del sito e il modulo di contatto è disponibile la Privacy Policy del sito.
1. Titolare del trattamento
ComPart Multimedia S.r.l.
Via delle Cave, 105 – 00181 Roma, Italia
C.F. e P.IVA 05327951009
Per richieste relative alla protezione dei dati personali e per esercitare i diritti previsti dal GDPR è possibile utilizzare il modulo di contatto, specificando che si tratta di una richiesta privacy, oppure scrivere alla sede sopra indicata.
2. Interessati e categorie di dati
Il trattamento riguarda i clienti e fornitori persone fisiche, i professionisti e i titolari di ditte individuali, nonché rappresentanti legali, referenti commerciali, amministrativi o tecnici, dipendenti e collaboratori di società ed enti con cui ComPart intrattiene o valuta rapporti professionali.
In base al rapporto possono essere trattati: nome, cognome, società o ente di appartenenza, ruolo o incarico, recapiti professionali, corrispondenza, appuntamenti, richieste, preventivi, offerte, ordini, contratti e documentazione relativa alle commesse. Quando pertinenti possono essere trattati anche dati fiscali, di fatturazione, di pagamento e coordinate bancarie riferibili a persone fisiche.
Non è prevista la raccolta ordinaria di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR o di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR per queste finalità.
3. Finalità e basi giuridiche
- Gestione dei contatti e dei rapporti professionali: ricevere e rispondere a richieste, predisporre preventivi e offerte, negoziare accordi, coordinare attività e mantenere uno storico pertinente dei rapporti con referenti di imprese ed enti. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) a gestire e documentare le relazioni professionali, nel rispetto dei diritti degli interessati.
- Contratti con persone fisiche: adottare misure precontrattuali richieste dall'interessato e stipulare o eseguire contratti con professionisti, ditte individuali o altri contraenti persone fisiche. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b GDPR.
- Gestione di fornitori, consulenti e incarichi: valutare proposte, effettuare ordini e gestire l'esecuzione dei rapporti, le comunicazioni e i riferimenti professionali. Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b GDPR quando il contraente è una persona fisica; art. 6, par. 1, lett. f GDPR per i referenti di organizzazioni.
- Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: emettere e ricevere fatture, registrare operazioni, gestire incassi e pagamenti, documentare gli obblighi normativi e tutelare i diritti connessi ai rapporti. Basi giuridiche: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR); ove pertinente, esecuzione contrattuale (lett. b) e legittimo interesse alla tutela di crediti e diritti (lett. f).
Questi dati non sono utilizzati nell'operatività attuale per campagne promozionali non richieste, newsletter, profilazione o decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.
4. Provenienza dei dati
I dati sono normalmente forniti direttamente dall'interessato nel corso di comunicazioni, incontri, richieste o rapporti contrattuali. Possono essere comunicati anche dall'impresa o dall'ente di appartenenza, da un altro referente coinvolto nel rapporto o risultare dai documenti professionali e contrattuali scambiati. Quando i dati non sono ottenuti direttamente dall'interessato, l'informativa è resa secondo le condizioni e le tempistiche previste dall'art. 14 GDPR. L'interessato può richiedere informazioni sulla provenienza dei propri dati.
5. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati di contatto è generalmente facoltativo, ma alcuni dati sono necessari per rispondere alle richieste, predisporre o gestire un rapporto contrattuale. I dati fiscali e contabili richiesti dalla legge sono necessari per i relativi adempimenti. Il mancato conferimento dei dati indispensabili può impedire la gestione della richiesta o del rapporto.
6. Destinatari e servizi utilizzati
I dati sono accessibili al personale interno autorizzato nei limiti delle mansioni svolte. Ove necessario, possono essere comunicati a consulenti contabili e fiscali, professionisti incaricati, banche, organismi pubblici e autorità competenti, nonché ai fornitori dei servizi tecnologici effettivamente utilizzati per la gestione delle comunicazioni, della documentazione e dei rapporti aziendali.
Tra i servizi tecnici utilizzati figurano la posta elettronica e l'hosting forniti da A2 Hosting LLC / hosting.com, nonché, per i dati pertinenti, strumenti di archiviazione e sincronizzazione dei contatti e servizi di posta certificata. Tali soggetti trattano i dati secondo i rispettivi ruoli privacy e gli accordi applicabili. I dati non vengono venduti né diffusi per finalità pubblicitarie.
7. Trasferimenti verso Paesi non appartenenti allo SEE
Alcuni servizi tecnologici possono comportare trattamenti o trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi si applicano le garanzie previste dal Capo V del GDPR, secondo il fornitore e il servizio interessato: decisioni di adeguatezza della Commissione europea, incluso l'EU–U.S. Data Privacy Framework quando applicabile al destinatario, oppure clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dalla normativa. È possibile richiedere al Titolare informazioni sulle garanzie pertinenti al proprio rapporto.
8. Conservazione dei dati
- Semplici richieste di informazioni o contatti non sfociati in un rapporto commerciale significativo: fino a un massimo di 5 anni dall'ultima interlocuzione, quando sussiste una ragionevole necessità di conservarne lo storico.
- Rapporti commerciali con clienti e potenziali clienti: documentazione commerciale, preventivi, offerte, contratti, corrispondenza e dati dei referenti conservati fino a 10 anni dall'ultimo rapporto commerciale significativo, individuato nell'ultima richiesta, offerta, commessa o altra interazione sostanziale.
- Rapporti con fornitori, consulenti e professionisti: dati di contatto e corrispondenza conservati per la durata del rapporto e successivamente finché ragionevolmente necessari alla continuità delle relazioni professionali o alla tutela dei diritti; dati non più necessari eliminati o aggiornati.
- Documentazione contabile e fiscale: ordinariamente 10 anni dall'ultima registrazione o secondo i diversi termini previsti dalla normativa applicabile, salvi controlli, controversie o ulteriori obblighi.
Decorso il termine applicabile, i dati vengono cancellati o anonimizzati, salvo esigenze documentate o obblighi ulteriori. Le copie di backup seguono i rispettivi cicli tecnici di conservazione e sovrascrittura.
9. Diritti degli interessati
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, gli interessati possono chiedere l'accesso ai propri dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e, quando applicabile, la portabilità. Possono opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare. È inoltre possibile presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Per esercitare tali diritti si possono usare i recapiti indicati al punto 1. Non è necessario prestare un consenso o firmare una presa visione per i trattamenti descritti in questa informativa.
10. Sicurezza e aggiornamenti
ComPart Multimedia adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, tra cui accessi riservati al personale autorizzato, protezione degli account e degli archivi e copie di sicurezza dei sistemi pertinenti. L'informativa è riesaminata quando cambiano le modalità di trattamento, i rapporti o i requisiti applicabili.
Ultimo aggiornamento: 12 novembre 2026.